Algemene Voorwaarden

1. Partijen, contactinformatie en wijziging

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op het gebruik van het online softwareplatform Inflow en de eraan verbonden diensten, aangeboden door Inflow BV (hierna: "Inflow"), en op u als klant of gebruiker (hierna: "Gebruiker").

Door gebruik te maken van onze diensten aanvaardt u deze algemene voorwaarden.

Inflow kan de algemene voorwaarden wijzigen. Wijzigingen worden meegedeeld via e-mail of binnen het platform. Indien u de wijzigingen niet wenst te aanvaarden, kan u de overeenkomst beëindigen. Indien u het platform na wijziging blijft gebruiken, stemt u in met de aangepaste voorwaarden.

De meest recente versie is steeds van toepassing. De Gebruiker houdt best een eigen kopie bij.

1.1 Contactgegevens Inflow

Emir Baatout
Groenstraat 393
9041 Gent, België
Ondernemingsnummer: 0805.509.081
BTW: BE0805.509.081
E-mail: info@inflow.tax

2. Klant – Gebruiker

Per Klant wordt een hoofdaccount aangemaakt voor professioneel gebruik. Binnen dit account kunnen meerdere Gebruikers worden toegevoegd. De overeenkomst wordt afgesloten met de Klant, maar alle onderliggende Gebruikers zijn eveneens gebonden aan deze voorwaarden.

De Gebruiker garandeert dat alle gegevens volledig, correct en waarheidsgetrouw zijn. Wijzigingen moeten tijdig worden doorgegeven via de contactgegevens hierboven.

3. Gebruikersaccount

Toegang tot Inflow gebeurt via een persoonlijke login. Een account is strikt persoonlijk en mag niet worden gedeeld of overgedragen.

De Gebruiker is verantwoordelijk voor alle activiteiten onder zijn/haar account en moet de logingegevens vertrouwelijk bewaren.

4. Beschrijving van de Diensten

Inflow biedt een online platform voor:

• pre-accounting
• e-invoicing en Peppol-uitwisseling
• opvolging van inkomende en uitgaande facturen
• cashflowbeheer
• realtime klantenmonitoring
• leveranciers- en klantenbeheer
• rapportering
• documentbeheer
• koppelingen met derde partijen zoals Peppol, CodaBox en boekhoudsoftware

De aangeboden modules kunnen onder andere bestaan uit:

• Dashboard: overzicht van kerncijfers, cashflow, facturen, openstaande posten en statistieken.
• Inkomsten: beheer van offertes, facturen, creditnota's en opvolging van betalingen.
• Uitgaven: invoer en beheer van kosten, bonnetjes en leveranciersfacturen.
• Banktransacties: overzicht van debet- en creditmutaties (indien geactiveerd via koppelingen).
• Producten/diensten: catalogus voor gestandaardiseerde facturatie.
• Klanten en leveranciers: centraal beheer van contactgegevens en historiek.
• Rapporten: automatische generaties zoals omzet per klant, openstaande facturen, kostenoverzichten.
• Instellingen: personalisatie van lay-out, workflows en sjablonen.
• Peppol-registratie: indien geactiveerd mag Inflow de onderneming registreren op het Peppol-netwerk. De Gebruiker kan dit steeds laten deactiveren via support.

Inflow mag op elk moment modules toevoegen, wijzigen of verwijderen zonder verplichting tot compensatie.

5. Kwaliteit van de Diensten

5.1 Middelenverbintenis

Inflow engageert zich om de Dienst zo betrouwbaar, gebruiksvriendelijk en actueel mogelijk aan te bieden, maar levert geen resultaatsverbintenis.

5.2 Beschikbaarheid

Inflow streeft naar maximale beschikbaarheid, maar garandeert geen permanente uptime. Onderhoud, storingen of overmacht kunnen de toegankelijkheid beïnvloeden.

Waar mogelijk worden problemen zo snel mogelijk verholpen. Eventuele compensaties voor betalende klanten blijven steeds beperkt tot de bedragen betaald in de laatste zes maanden.

5.3 Technische vereisten

De Gebruiker dient gebruik te maken van moderne browsers en recente software. Fouten veroorzaakt door oudere systemen vallen buiten de verantwoordelijkheid van Inflow.

6. Duur van de Overeenkomst

De overeenkomst start vanaf inschrijving en wordt automatisch stilzwijgend verlengd per maand (of jaar indien zo gekozen).

7. Prijzen, facturering en betaling

7.1 Tarieven

Gebruikskosten worden maandelijks of jaarlijks gefactureerd volgens de tarieven vermeld op de website of overeengekomen met het kantoor.

Inflow mag haar tarieven aanpassen; wijzigingen worden meegedeeld per e-mail en gelden onmiddellijk.

7.2 Proefperiode

Indien een gratis proefperiode wordt aangeboden, wordt de account automatisch betalend tenzij tijdig stopgezet.

7.3 Facturatie

Facturen zijn betaalbaar binnen 10 werkdagen. Bij laattijdige betaling geldt automatisch:

• 9% jaarlijkse interest
• 15% forfaitaire schadevergoeding

7.4 Betalingsmethoden

Betaling kan via overschrijving of kredietkaart. Bij kredietkaart wordt automatisch geïnd bij de start van een nieuwe periode.

8. Rechtmatig gebruik

Het platform mag uitsluitend worden gebruikt voor wettelijke, professionele doeleinden. De Gebruiker dient zich respectvol te gedragen tegenover Inflow en andere gebruikers.

9. Aansprakelijkheid

De Gebruiker is volledig verantwoordelijk voor:

• ingevoerde gegevens
• opgestelde facturen
• verzonden documenten
• de juistheid en volledigheid van financiële informatie

Het gebruik van Inflow gebeurt op eigen risico.

Inflow is enkel aansprakelijk voor bedrog of opzettelijke fout. Bijkomende aansprakelijkheid — inclusief gevolgschade, gederfde winst, dataverlies of bedrijfsstagnatie — is uitgesloten.

De maximale aansprakelijkheid bedraagt nooit meer dan de bedragen betaald door de Gebruiker in de laatste zes maanden.

10. Bescherming persoonsgegevens

10.1 Verwerking door de Gebruiker

De Gebruiker verwerkt persoonsgegevens van derden via het platform. Inflow treedt hierbij op als verwerker en volgt de instructies van de Gebruiker binnen de grenzen van de wet.

De Gebruiker is verantwoordelijk voor de GDPR-naleving in zijn eigen werking.

10.2 Verwerking door Inflow

De persoonsgegevens van de Gebruiker worden verwerkt voor:

• accountbeheer
• dienstverlening
• facturatie
• verbeteringen aan het platform

Gegevens worden niet verkocht en alleen gedeeld wanneer noodzakelijk voor de werking of wettelijk vereist. Bewaring en beveiliging gebeuren binnen de EU.

11. Beveiliging

Inflow neemt passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen. De Gebruiker blijft verantwoordelijk voor het nemen van eigen back-ups.

Bij een veiligheidsincident wordt het betrokken account onmiddellijk geblokkeerd.

12. Intellectuele eigendom

Alle software, ontwerpen, databanken, documentatie en grafische elementen zijn eigendom van Inflow. Reproductie is enkel toegestaan binnen normaal gebruik.

13. Eigendom van Data

Alle data die de Gebruiker invoert blijft zijn eigendom. Op verzoek kan Inflow data exporteren in standaard formaat tegen een uurtarief van €100, of via vaste tarieven waar van toepassing.

14. Schorsing

Inflow kan accounts onmiddellijk schorsen bij:

• misbruik
• strijdigheid met de wet
• contractbreuk
• langdurige inactiviteit (30 dagen)
• onderzoek door een bevoegde autoriteit

De Gebruiker wordt hiervan via e-mail verwittigd.

15. Beëindiging

15.1 Door de Klant

De Klant kan opzeggen met een opzegtermijn van één maand via e-mail.

15.2 Door Inflow

Inflow kan de overeenkomst beëindigen bij:

• wanbetaling
• misbruik
• langdurige inactiviteit

15.3 Gevolgen

Toegang tot het platform stopt onmiddellijk na beëindiging. Data blijft één maand beschikbaar en kan, mits vergoeding, worden overgedragen. Nadien wordt alles permanent verwijderd.

Geen terugbetaling is verschuldigd.

16. Overige Bepalingen

16.1 Klachten

Facturen moeten binnen 10 werkdagen worden geprotesteerd. Klachten kunnen via info@inflow.tax worden ingediend.

16.2 Overmacht

Inflow is niet aansprakelijk voor omstandigheden buiten haar controle.

16.3 Nietigheid

Indien een bepaling ongeldig blijkt, blijft de rest van de voorwaarden geldig. Er wordt een juridisch toegelaten bepaling toegepast.

16.4 Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank

Op deze overeenkomst is Belgisch recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de rechtbanken van Gent.